Para escolher o melhor sistema odonto, siga seis etapas em ordem: entender a rotina e as dores da clínica, definir o que é obrigatório, separar duas ou três opções, fazer a demonstração com a sua rotina e testar com a equipe, conferir o contrato e o custo total, e planejar a implantação. Pular uma delas é o que costuma transformar uma boa contratação em retrabalho.
Abaixo, você vê o que fazer em cada etapa e o que levar de uma para a outra. Os critérios para comparar os sistemas estão no artigo sobre os 7 critérios para escolher o melhor sistema para dentista; aqui o foco é o caminho da decisão.
Navegue neste artigo
- Por que escolher o sistema odonto em etapas
- Etapa 1: entenda a rotina e as dores da sua clínica
- Etapa 2: defina o que é obrigatório e o que pode esperar
- Etapa 3: separe duas ou três opções de sistema odonto
- Etapa 4: faça a demonstração com a sua rotina e teste com a equipe
- Etapa 5: confira o contrato e o custo total
- Etapa 6: planeje a implantação do sistema
- Resumo do passo a passo para escolher o melhor sistema odonto
- Perguntas frequentes
Por que escolher o sistema odonto em etapas
O mercado de sistemas para odontologia cresceu muito nos últimos anos, com dezenas de opções novas. Com tanta oferta, a escolha costuma ser feita pela demonstração mais bonita ou pela mensalidade mais baixa. Seguir etapas evita os dois erros: você compara as opções com base na rotina real da clínica e chega à assinatura sabendo o custo total e como será a implantação.
Etapa 1: entenda a rotina e as dores da sua clínica
Antes de olhar qualquer sistema, anote como a clínica funciona hoje e onde ela perde tempo e dinheiro. Responda por escrito:
- Quantos dentistas, cadeiras e pessoas na recepção trabalham na clínica?
- Quantas faltas acontecem por semana e como as consultas são confirmadas hoje?
- Onde ficam os prontuários e quanto tempo leva para achar o histórico de um paciente?
- Como o financeiro é controlado e se você sabe o lucro real do mês?
- A clínica atende convênios? Pretende crescer nos próximos dois anos?
Esse diagnóstico vira o seu roteiro para as próximas etapas. Sem ele, a demonstração mostra o que o fornecedor quer, e não o que a clínica precisa.
Etapa 2: defina o que é obrigatório e o que pode esperar
Com o diagnóstico em mãos, separe os recursos em duas listas. Na lista de obrigatórios, entra o que resolve as dores que você anotou, como confirmação automática de consultas, prontuário eletrônico e financeiro integrado. Na lista do que pode esperar, entra o que só fará diferença quando a clínica crescer.
Essa separação evita contratar um plano maior do que o necessário e, ao mesmo tempo, garante que o sistema escolhido tenha os módulos para crescer sem trocar de software.
Etapa 3: separe duas ou três opções de sistema odonto
Com a lista de obrigatórios, descarte rapidamente os sistemas que não atendem e fique com duas ou três opções. Para cada uma, anote:
- o preço do plano que cobre os seus obrigatórios, e não só o plano de entrada;
- o que está incluído e o que é cobrado à parte, como implantação, migração e pacotes adicionais;
- a avaliação pública do fornecedor e a opinião de colegas que já usam o sistema no dia a dia.
Ouvir quem já usa é uma das recomendações da NetDente para quem está escolhendo: a experiência de um colega mostra como o sistema e o suporte funcionam depois da venda.
Etapa 4: faça a demonstração com a sua rotina e teste com a equipe
Leve para a demonstração situações reais da sua clínica: um paciente com tratamento em várias etapas, um orçamento parcelado, um fechamento de caixa. Peça para o fornecedor fazer esses casos ao vivo. Para conduzir a conversa, use as 6 perguntas para fazer antes de fechar.
Depois, envolva quem vai usar o sistema todos os dias. A recepção deve ver a agenda e a confirmação de consultas; os dentistas, o prontuário e o odontograma. A implantação costuma fracassar quando a equipe não participa da escolha e não é treinada, então a opinião dela nesta etapa vale tanto quanto a sua.
Etapa 5: confira o contrato e o custo total
Antes de assinar, leia o contrato com atenção a cinco pontos:
- Fidelidade e multa: se há prazo mínimo e quanto custa cancelar antes.
- Seus dados: como exportar pacientes, prontuários e financeiro se você cancelar.
- Reajuste: como e quando a mensalidade muda.
- Custos além da mensalidade: implantação, migração, usuários extras e pacotes adicionais.
- Suporte: canais de atendimento e se o treinamento de pessoas novas está incluído.
Some tudo para chegar ao custo total do primeiro ano. É esse número, e não a mensalidade, que deve ser comparado entre as opções. Na NetDente, por exemplo, não há fidelidade e o treinamento de implantação é gratuito.
Etapa 6: planeje a implantação do sistema
A escolha só termina quando o sistema está funcionando. Combine com o fornecedor, antes de assinar:
- como e quando os dados antigos serão migrados;
- quem da equipe será treinado primeiro e em quais módulos;
- a data em que a clínica deixa de usar os controles antigos;
- como será o acompanhamento nas primeiras semanas de uso.
Na NetDente, a implantação acontece na primeira semana de uso, com treinamento para a equipe e uma avaliação técnica para trazer o histórico de pacientes, tratamentos e financeiro com segurança.
Resumo do passo a passo para escolher o melhor sistema odonto
| Etapa | O que fazer | O que você leva para a próxima |
|---|---|---|
| 1. Rotina e dores | Anotar como a clínica funciona e onde perde tempo e dinheiro | O diagnóstico da clínica |
| 2. Obrigatórios | Separar o que é obrigatório do que pode esperar | A lista de obrigatórios |
| 3. Opções | Ficar com duas ou três opções e anotar preço, inclusões e avaliações | A lista curta de sistemas |
| 4. Demonstração e teste | Testar casos reais e ouvir a equipe | O sistema preferido pela clínica |
| 5. Contrato | Conferir fidelidade, dados, reajuste e custo total | A decisão de assinatura |
| 6. Implantação | Combinar migração, treinamento e data de virada | O sistema funcionando na rotina |
